Este módulo deve ser acessado apenas pelo gestor do contrato Fifo, perante a FCA. Isto por que este usuário terá acesso a aplicação que controla alguns cadastros do sistema, como incluir, alterar ou desativar usuários, bem como, acessa as estatísticas geradas pelos atendimentos, em forma de consultas, relatórios e gráficos. Portanto, usuários que foram cadastrados para efetuar apenas atendimentos não terão acesso a este módulo.

O login deste aplicativo é feito por meio do hyperlink http://fifo.fcatec.com/apolo?ambiente=fifo&login= , e com o mesmo comportamento do módulo de atendimento do Fifo, se for colocado em login=”usuario@dominio.com”, o usuário do sistema (lembrando que obrigatoriamente deve ser um e-mail válido), o sistema preenche automaticamente o login, sendo apenas necessário preencher a senha para efetuar o login no sistema.

Vamos conhecer em detalhes a tela principal do aplicativo, chamada de monitor de atendimento, onde a partir da mesma, pode-se extrair várias informações sobre o andamento do atendimento.

Seção 1 : Combo de Seleção de Unidade de Atendimento

Na tela que vemos acima, podemos visualizar a tela que é exibida como padrão após um login bem sucedido, que é a tela de Monitor de Atendimentos, onde pode ser visualizada a situação atual das filas de cada unidade (caso tenha contratado mais de um pacote Fifo).

No painel com a marcação 1, temos um combo com as unidades de atendimento, e um botão de atualizar, deve ser selecionado neste combo a unidade de atendimento que se deseja gerenciar no momento.

Seção 2 : Painel de Situação das Filas

Neste painel são listadas as filas, e algumas informações em formato planilha da situação atual de cada fila.

O nome das filas é um hyperlink, e isto significa que ao clicar em cada uma das filas, será aberto uma consulta, chamada de extrato de atendimento, filtrando todos os atendimento daquela fila no dia atual.

Seção 3 : Painel de Situação das Mesas de Atendimento

Neste painel, é possível visualizar a situação de cada mesa de atendimento, que ficará cinza se não estiver sendo utilizada no momento, verde para quando tiver um atendente, porém o mesmo não estiver realizando um atendimento, e amarelo para quando o mesmo estiver em atendimento.

Quando a mesa estiver ocupada, a própria figura da mesa é um hyperlink, portanto, ao se clicar na mesma, é extraído um extrato de atendimento, filtrado pelo código da mesa, mesmo que diferentes usuários tenham utilizado da mesa no mesmo dia, serão exibidos todos os atendimentos.

Abaixo da imagem da mesa, quando a mesma estiver ocupada, teremos o usuário que está atendendo nesta mesa. O nome também é um hyperlink, e de forma semelhante aos casos anteriores, desta vez será exibido o extrato filtrando apenas os atendimentos deste usuário.

Seção 4 : Painel de Situação Gráficos do Dia Atual

Neste painel temos alguns gráficos que representam a situação do dia atual, em relação à demanda de atendimento versus capacidade de atendimento, tempo médio de espera versus tempo médio de atendimento, entre outros gráficos.

Acessando o menu localizado na parte superior da aplicação, vemos a opção “Gestão Fifo”. Neste menu encontramos alguns módulos da aplicação, onde podemos citar como mais importantes :

“Usuários do Módulo de Atendimento” : Neste módulo o gestor terá a possibilidade de incluir novos usuários para o atendimento, bem como desativar um usuário. Não é possível excluir um usuário pois a estatística de atendimento do mesmo seria perdida. Aqui também é possível determinar qual a unidade de atendimento o usuário poderá atender. E caso o mesmo tenha invalidado sua senha, basta clicar no Check “Altera Senha no Próximo Login”, que o mesmo voltará a ter acesso ao sistema.
“Gerencia Mesas” : Neste menu acessamos os cadastros das mesas disponíveis em nossa unidade de atendimento. Podemos alterar o nome da mesa, lembrando que este nome pode ter no máximo 3 caracteres, pois o mesmo é exibido no painel de chamada como será visto posteriormente. Também é possível informar se a fila de chamada será selecionada de forma manual, ou será obedecido um rodízio, sem esta última opção for a selecionada, então será necessário cadastrar a ordem de chamada do rodízio.

Este é o módulo que será executado em todas as mesas/guichês de atendimento onde se pretende gerenciar as filas. Ele é executado via navegador de internet e é acessado por meio do link http://fifo.fcatec.com/fifo?login= , notar que depois que você possui um usuário cadastrado no sistema (que obrigatoriamente deve ser um e-mail válido), neste link você pode preencher o login=”usuário@dominio.com”, e salvar como um favorito, desta forma, toda vez ao clicar neste link, o seu usuário estará preenchido automaticamente, bastando apenas digitar a senha para ser efetuada a entrada no sistema.

Após o login efetuado, apenas se seu usuário tiver acesso a mais de uma unidade de atendimento (isto é definido pelo gestor do sistema, que será visto no Módulo de Gerenciamento), irá surgir uma tela solicitando qual a unidade este usuário irá atender (uma unidade de atendimento é um ponto de atendimento, loja ou filial, ou seja, um local físico de atendimento).

Após selecionada a unidade de atendimento, é solicitada qual mesa de atendimento o usuário irá atender, o número de mesas dependerá do pacote adquirido junto à FCA Tecnologia.

E finalmente após a seleção da mesa de atendimento o sistema exibe a tela de trabalho do módulo de atendimento, vamos detalhar as seções deste módulo de acordo com a codificação da imagem abaixo :

Seção 1 : Menu Principal.

Neste menu temos algumas opções, como cores disponíveis para utilizar no software, alterar a senha do usuário atual, e verificar o status do rodízio, caso esta mesa esteja atendimento em regime de rodízio, ou seja, o usuário não pode selecionar qual a próxima fila ele irá atender, isto é definido pelo gestor do sistema no módulo de gestão. A última opção e muito importante para o correto funcionamento do sistema é a opção “Sair da Aplicação”, que deve ser utilizada sempre que o usuário não for atender no sistema por tempos superiores a 30 minutos. Caso isto não seja obedecido podem ocorrer falhas nas estatísticas de atendimento.

Seção 2 : Comandos de Atendimento

Nesta seção, temos vários botões, que são habilitados/desabilitados, conforme o status atual do atendimento. Vamos ver a função de cada botão na ordem :

“Novo Atendimento“ : Neste botão iniciamos um novo atendimento, ou seja, é feita a chamada de uma senha que esteja na fila de espera. Esta chamada pode ser feita no rodízio, ou seja o atendente não escolhe em que fila quer chamar, ou se estiver no modo manual a escolha da fila a ser chamada é feita baseada na fila que estiver selecionada (veja as abas “Atendimento Normal” e “Atendimento Preferencial” da seção 3). A partir da chamada da senha, este botão fica desativado, indicando o status “Em Atendimento” daquela mesa, enquanto outras opções que estavam desabilitadas passar a ser ativas.
“Rechamar” : Caso após algum tempo da chamada, a pessoa que possuem em mãos a senha chamada não apareça, o atendente pode clicar neste botão, que a chamada será feita novamente.
“Informar Matrícula” : A matrícula é um código único que identifica o cliente que está sendo atendido, é uma informação opcional, e deve ser utilizada caso se deseje rastrear o cliente que foi atendido. Esta matrícula deve ser um código como o CPF do cliente, ou um código de algum sistema interno da empresa.
“Informar Serviços” : Este botão deve ser clicado quando se optar por informar serviços atendidos por uma determinada senha. Isto vai gerar estatísticas por tipo de serviço, porém só estará disponível se o gestor definir que isto poderá ser informado. Lembrar que ao informar os serviços atendidos, o atendimento será automaticamente dado como encerrado.
“Finalizar” : Finaliza o atendimento atual, ou seja, deixa o atendente com o status de disponível. Lembrar que mesmo que seja a última senha atendida no dia, deve ser finalizada para que esta senha seja incluída nas estatísticas de atendimento.
“Cancelar” : Cancela o atendimento atualmente em curso, solicito ao usuário um motivo para o cancelamento para gerar uma estatística a posteriori.
“Atualizar” : Como o Fifo é um sistema Web, o que os outros atendentes estão realizando em termos de atendimento não chega até o atendente que está visualizando a tela, a menos que ele pressione um dos botões de fim de atendimento. Porém, ao clicar neste botão, ele pode ver como está o atendimento em geral no momento, mesmo sem finalizar o atendimento atual.
“Nova Senha” : Este botão em conjunto com o próximo, são utilizados quando o sistema é instalado num atendimento onde existe um funcionário responsável por fazer a triagem, daí ao pressionar este botão será impressa uma senha de atendimento na fila que estiver selecionada no momento.
“Envia p/ Impressora” : Funciona em conjunto com o botão anterior, se desmarcado, apenas gera a senha da sequencia, sem enviar para a impressora.

Seção 3 : Painel de Situação da Fila

Neste painel são apresentado índices e valores que representam a situação atual de cada fila, para selecionar outra fila, basta clicar no nome da mesma, na figura abaixo, vemos que existem duas filas, uma chamada “Atendimento Normal”, e outra chamada “Atendimento Preferencial”. Podemos ver que a fila atendimento normal está selecionada, e temos alguns valores como a última senha impressa, última senha chamada, quantas pessoas estão na fila de espera entre outras informações.

Seção 4 : Painel de Situação da última senha chamada

Neste painel, temos algumas informações pertinentes exclusivamente à chamada efetuada pelo atendente que realiza o atendimento atual. São informações como qual a senha chamada, qual o tempo de espera da senha entre outras. Veja que este painel não muda as informações até o fim de atendimento, mesmo que se clique no botão “Atualizar”, para verificar o estado atual das filas, a informação deste painel não é alterada.

O nome Fifo, é um acrônimo para Fila Fácil Online, bem como um conhecido regime de filas da teoria das filas, que significa em inglês first in first out (primeiro a entrar primeiro a sair). Ele define conjunto de módulos de software que se destina a gerenciar um atendimento de fila única para atendimento presencial. O subtítulo Fila Fácil Online, vêm da característica da facilidade de implantação do software, já que todos os módulos são executados a partir da nuvem na internet, com isto o software não necessita de nenhum tipo de instalação (na sua maior parte), e ele não precisa ser comprado, apenas se assina um serviço para sua utilização, para maiores detalhes vá até a nossa loja online em http://loja.fcatec.com

Basicamente o software é dividido em 4 módulos : Atendimento, Gerenciamento, Painel Virtual e Impressão Remota. Abaixo fornecemos uma breve descrição de cada um desses módulos.

Módulo de Chamadas/Atendimento : Este é o módulo que será executado em todas as mesas/guichês de atendimento onde se pretende gerenciar as filas. Ele é executado via navegador de internet e é acessado por meio do link http://fifo.fcatec.com/fifo?login= , notar que depois que você possui um usuário cadastrado no sistema (que obrigatoriamente deve ser um e-mail válido), neste link você pode preencher o login=”usuário@dominio.com”, e salvar como um favorito, desta forma, toda vez ao clicar neste link, o seu usuário estará preenchido automaticamente, bastando apenas digitar a senha para ser efetuada a entrada no sistema.

Clique aqui para mais detalhes sobre o módulo de atendimento.

Módulo de Gerenciamento : Este módulo deve ser acessado apenas pelo gestor do contrato Fifo, perante a FCA. Isto por que este usuário terá acesso a aplicação que controla alguns cadastros do sistema, como incluir, alterar ou desativar usuários, bem como, acessa as estatísticas geradas pelos atendimentos, em forma de consultas, relatórios e gráficos.

Clique aqui para mais detalhes sobre o módulo de gerenciamento.

Módulo de Painel Virtual : Este módulo é o responsável por exibir informações sobre as chamadas aos clientes que utilizam o atendimento da unidade em questão. É um aplicativo que deve ser executado em dispositivos Android, versão 4 ou superior, podendo ser executadas em tablets ou centrais multimidia como veremos adiante.

Acima podemos visualizar um dos modelos de visualização do painel que está disponível, temos outros modelos com 2 filas fixas, sem marketing etc…, que possuem características diferentes para melhor se adequar ao atendimento da unidade.

Para instalar o software de painel do Fifo, vá até o Google Play e faça uma busca por “Fifo”, que você encontrará o software para instalação, caso não apareça listado, é porque seu dispositivo não preenche os requisitos mínimos para instalação, provavelmente é de uma versão de Android muito antiga.

Módulo de Impressão Remota : Este é o único módulo que executa exclusivamente sobre Windows, e necessita ser instalado em um computador com este sistema operacional. Sua função é emitir senhas de atendimento, por meio de telas Touch-Screen, ou a partir de cliques de mouse. Após a execução será exibida uma tela semelhante à tela abaixo :

Ao se clicar em um dos botões, será impressa a senha de atendimento da fila, na sequência que se encontra atualmente. Independente do clique ser gerado em uma tela de touch-screen, ou pelo mouse, o comportamento do software é o mesmo. Além disso, o número de botões disponíveis na tela, será conforme a configuração realizada na unidade de atendimento, podendo estar disponível de 1 até 8 opções, dependendo do pacote Fifo adquirido junto à FCA Tecnologia.

Esta é uma visão geral e resumida de cada um dos módulos do Fifo, você poderá ver mais detalhes em outros posts neste blog.